Ochrana osobných údajov z pohľadu zamestnancov

Príchodom nového nariadenia o ochrane osobných údajov (GDPR) vzniklo u zamestnávateľov veľa otáznikov. Niektorí zamestnávatelia radšej, „pre istotu“ začali dávať podpisovať zamestnancom súhlasy so spracovaním osobných údajov na všetko čo išlo. Od údajov potrebných pre správu personalistiky až po monitorovanie priestorov kamerovým systémom. Ako to ale v skutočnosti zákon vyžaduje? Na čo netreba súhlas a na druhej strane, kde už ani súhlas nepomôže? 

Spracovanie osobných údajov zamestnancov:

Zamestnávateľ spracúva osobné údaje svojho zamestnanca za viacerými účelmi. Každý účel musí byť jasne opísaný a musí naň mať zamestnávateľ právny základ. Základný účel, vďaka ktorému môže zamestnávateľ spracovávať osobné údaje svojho zamestnanca je pracovná zmluva. Údaje potrebné na personálnu a mzdovú agendu spracováva zamestnávateľ na základe zmluvy – ide o právny základ, preto nie je potrebné aby si od zamestnanca pýtal súhlas. Sú tam osobné údaje, na základe ktorých vás vie zamestnávateľ zaevidovať na potrebné úrady, vie vám vyplatiť mzdu, vedie potrebné účtovníctvo a podobne.  

Iné druhy spracovania osobných údajov:

•  Kamerový systém
  • Zamestnávateľ môže na základe oprávneného záujmu mať nainštalovaný kamerový systém. Kamerový systém musí byť použitý len na účely ochrany majetku spoločnosti a ochrany zdravia zamestnancov. Zamestnávateľ ale musí plniť informačnú povinnosť t.j. monitorovaný priestor musí byť jasne označený (napríklad informačnými ceduľami, na ktorej bude jasne označené, že osoby vstupujú do priestoru monitorovaného kamerami, kto je prevádzkovateľom a kde nájdu bližšie informácie). Na iné účely musí zamestnávateľ vo väčšine prípadov žiadať súhlas dotknutej osoby, alebo upraviť rozsah monitorovania kamier. 
• Monitorovanie firemných automobilov pomocou GPS
  • Zamestnávateľ môže monitorovať služobné vozidlá na základe oprávneného záujmu. Monitorovanie vozidiel slúži na ochranu majetku spoločnosti a musí prebiehať len po nevyhnutnú dobu t.j., počas služobnej cesty a podobne. Ak si zamestnanec berie služobné auto domov, musí sa dať GPS vypnúť. Zamestnávateľ musí splniť svoju informačnú povinnosť, t.j. musí zamestnanca informovať o tom, že jeho automobil je monitorovaný. 
• Menovky zamestnancov
  • V prípade, ak sa jedná o vzťah zamestnanec (dotknutá osoba) a zamestnávateľ (prevádzkovateľ) tak sa na spracúvanie osobných údajov na menovke vzťahuje § 78 ods. 3 zákona č. 18/2018 Z. z. zákona – meno, priezvisko, firemný mobil a email zamestnanca môže byť zverejnené bez súhlasu. Ak by zamestnávateľ chcel zverejniť aj fotografiu zamestnanca, musí získať od neho súhlas. 
• Fotografie vo firemných brožúrach/ webových stránkach
  • Na zverejňovanie fotografií zamestnancov v brožúrach, firemných letákoch alebo webových stránkach musí mať zamestnávateľ súhlas dotknutých osôb. 

Ako musí byť daný súhlas na spracovanie osobných údajov?

Pri získavaní súhlasu musí prevádzkovateľ dbať na zásady transparentnosti, to znamená, že ak sa súhlas získava písomne musí byť jednoznačne odlíšený od ostatného textu, buď farebne, alebo čiarou a podobne. Je potrebné aby si dotknutá osoba súhlas všimla a neprešla ho bez povšimnutia. 
Každý súhlas, čo dotknutá osoba dá, musí byť aj odvolateľný rovnakým spôsobom a dotknutá osoba musí byť o tejto skutočnosti informovaná. 
Najdôležitejšia časť ostáva nezmenená z minulých zákonov a to, že súhlas nemôže prevádzkovateľ podmieňovať. To znamená, že, či dotknutá osoba súhlas udelí alebo nie nemôže jej prevádzkovateľ nedodať tovar, službu alebo ho vyhodiť zo zamestnania. Napríklad, ak má zamestnávateľ  fotografie na vstupných kartách a získanie tejto fotografie podmienil súhlasom, nemôže zamestnancom, ktorí neudelili súhlas zakázať napríklad vstup do priestoru spoločnosti. 

Informačná povinnosť zamestnávateľa

Prevádzkovateľ je povinný informovať všetky dotknuté osoby bez ohľadu, čo je právnym základom spracúvania ich osobných údajov. 

Rozsah informácií, o ktorých má informovať prevádzkovateľ by malo byť minimálne:

• Identifikačné údaje prevádzkovateľa
• Účel spracúvania
• Právny základ
• Príjemcovia alebo kategória príjemcov
• Prenos do tretích krajín
• Doba uchovávania osobných údajov
• Práva dotknutej osoby
• Existencia automatizovaného individuálneho rozhodovania vrátane profilovania

Doba spracovania 

Doba spracovania osobných údajov závisí od jednotlivých právnych predpisov a nastaveného registratúrneho plánu zamestnávateľa. Platí ale to, že žiadne osobné údaje nemôže zamestnávateľ uchovávať na dobu neurčitú. Osobné údaje je potrebné spracovávať len v nevyhnutnom množstve a len na dobu potrebnú na dosiahnutie účelu.  Osobné údaje získane na základe súhlasu môže dotknutá osoba kedykoľvek odvolať a zamestnávateľ ich musí bezodkladne vymazať.  

Viac informácií:
Kontrola spracúvania osobných údajov
Spôsoby získavania osobných údajov
Audit plnenia požiadaviek nariadenia gdpr

Zdroj:
https://dataprotection.gov.sk/uoou/sk/content/casto-kladene-otazky-k-nariadeniu-zakonu-c-182018-z-z